Anti-Korruptions-Richtlinie der Spreenauten GmbH

1.    Was deckt die Anti-Korruptions-Richtlinie der Spreenauten GmbH ab?

• Diese Anti-Korruptions-Richtlinie dient dazu, die Verantwortlichkeiten der Spreenauten GmbH und unserer Mitarbeiteri:innen auf die Einhaltung und Aufrechterhaltung unserer Null-Toleranz-Position gegenüber Bestechung und Korruption festzulegen.
   
• Sie dient auch als Informationsquelle und Orientierungshilfe für die Mitarbeiter:innen der Spreenauten GmbH. Sie hilft Ihnen, Bestechungs- und Korruptionsfragen zu erkennen und damit umzugehen sowie ihre Verantwortung diesbezüglich zu erkennen und wahrzunehmen.
   

2.    Grundsatzerklärung (Anti-Korruption & Anti-Bestechung)

• Die Spreenauten GmbH verpflichtet sich zu einer ethischen und ehrlichen Geschäftsabwicklung und setzt sich für die Einführung und Durchsetzung von Prozessen ein, die die Verhinderung von Bestechung gewährleisten. Die Spreenauten GmbH fährt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Bestechung und korrupten Aktivitäten. Wir verpflichten uns zu professionellem, fairem und integrem Handeln in allen geschäftlichen Transaktionen und Beziehungen, wo auch immer wir tätig sind.
   
• Die Spreenauten GmbH wird ständig alle Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption in allen Rechtsordnungen, in denen wir tätig sind, einhalten. Wir sind an die Gesetze Deutschlands, einschließlich des Gesetzes zur Bekämpfung von Korruption in der Fassung von 2015, in Bezug auf unser Verhalten im In- und Ausland gebunden. 
   
• Die Spreenauten GmbH erkennt an, dass Bestechung und Korruption mit bis zu zehn Jahren Gefängnis und einer Geldstrafe geahndet werden können. Wird festgestellt, dass sich unser Unternehmen an korrupten Aktivitäten beteiligt hat, können wir mit einer unbegrenzten Geldbuße belegt werden, von der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden und unserem Ansehen erheblichen Schaden zufügen. Vor diesem Hintergrund verpflichten wir uns, Bestechung und Korruption in unserem Unternehmen zu verhindern und nehmen unsere rechtliche Verantwortung ernst.
   

3.    Für wen gilt die Anti-Korruptionsrichtlinie & Anti-Bestechungsrichtlinie der 

        Spreenauten GmbH ?

• Diese Anti-Korruptions-Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter:innen (befristet und unbefristet), Berater, Auftragnehmer:innen, Praktikanten:innen, entsandte Mitarbeiter:innen, Heimarbeiter:innen, Gelegenheitsarbeiter:innen, Leiharbeiter:innen, ehrenamtliche Mitarbeiter:innen, Sponsoren:innen oder andere Personen oder Personen, die mit uns verbunden sind (einschließlich Dritter) und für alle unsere Tochtergesellschaften und deren Mitarbeiter:innen, unabhängig davon, wo sie sich befinden (innerhalb oder außerhalb der EU bzw. Deutschlands). Die Richtlinie gilt auch für Amtsträger:innen, Kuratoren:innen, Vorstands- und/oder Ausschussmitglieder auf jeder Ebene.
   
• Im Zusammenhang mit dieser Richtlinie bezieht sich der Begriff "Dritte" auf alle Personen oder Organisationen, mit denen die Spreenauten GmbH zusammenkommt und arbeitet. Sie bezieht sich auf tatsächliche und potentielle Kunden:innen, Kunden, Vertriebspartner:innen, Geschäftskontakte, Berater:innen sowie Regierungsstellen und öffentliche Einrichtungen - dies schließt deren Berater:innen, Vertreter:innen und Beamte, Politiker und öffentliche Parteien ein.
   
• Alle Vereinbarungen, welche die Spreenauten GmbH mit einer dritten Partei trifft, unterliegen klaren Vertragsbedingungen, einschließlich spezifischer Bestimmungen, die von der dritten Partei die Einhaltung von Mindeststandards und Verfahren zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption verlangen.
   

4.    Definition von Bestechung

• Bestechung bezieht sich auf den Akt des Anbietens, Gebens, Versprechens, Bittens, Zustimmens, Empfangens, Akzeptierens oder Bittens um etwas von Wert oder Vorteil, um eine Handlung oder Entscheidung herbeizuführen oder zu beeinflußen.
   
• Eine Bestechung bezieht sich auf jede Art von Anreiz, Belohnung oder Gegenstand bzw. Gegenstand von Wert, der einer anderen Person angeboten wird, um einen kommerziellen, vertraglichen, behördlichen oder persönlichen Vorteil zu erlangen.
   
• Bestechung ist nicht auf die Handlung des Anbietens von Bestechungsgeldern beschränkt. Wenn eine Person ein Bestechungsgeld erhält und es annimmt, verstößt sie ebenfalls gegen das Gesetz (und gegen diese Richtlinie).
   
• Bestechung ist illegal. Mitarbeiter:innen dürfen sich in keiner Form an Bestechungen beteiligen, sei es direkt, passiv (wie oben beschrieben) oder durch Dritte (z.B. Vermittler:innen oder Händler:innen). Sie dürfen nirgendwo auf der Welt einen ausländischen Amtsträger bestechen. Sie dürfen keine Bestechungsgelder in irgendeiner Form annehmen und wenn sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei etwas um eine Bestechung oder ein Geschenk oder einen Akt der Gastfreundschaft handelt, müssen sie den Compliance-Manager der Spreenauten GmbH um weiteren Rat bitten.
   

5.    Was akzeptabel und was NICHT akzeptabel ist

• Dieser Abschnitt der Richtlinie bezieht sich auf 4 Bereiche:
  - Geschenke und Bewirtung.
  - Zahlungen für Erleichterungen.
  - Politische Beiträge.
  - Wohltätige Beiträge.
   
• Geschenke und Bewirtung
  Die Spreenauten GmbH akzeptiert normale und angemessene Gesten der Gastfreundschaft und des guten Willens (unabhängig davon, ob sie an Dritte gegeben oder von Dritten entgegengenommen werden), solange die Vergabe oder Entgegennahme von Geschenken die folgenden Bedingungen erfüllt:
  
  a.    Sie erfolgen nicht in der Absicht, den Empfänger zu beeinflussen, ein Geschäft oder einen Geschäftsvorteil zu erhalten oder zu belohnen oder als expliziter oder impliziter Austausch gegen Gefälligkeiten oder Vorteile.
  
  b.    Sie wird nicht mit der Andeutung gemacht, dass eine Gegenleistung erwartet wird.
  
  c.    Sie steht im Einklang mit dem örtlichen Recht.
  
  d.    Sie wird im Namen des Unternehmens und nicht im Namen einer Einzelperson gegeben.
  
  e.    Sie umfasst kein Bargeld oder einen Barwert (z.B. einen Gutschein oder Geschenkgutschein).
  
  f.    Sie ist den Umständen angemessen (z.B. kleine Geschenke um Weihnachten herum oder als kleines Dankeschön an eine Firma für die Hilfe bei einem großen Projekt nach dessen Abschluss).
  
  g.    Es ist von angemessener Art und von angemessenem Wert und wird zu einem geeigneten Zeitpunkt gegeben, wobei der Grund für das Geschenk zu berücksichtigen ist.
  
  h.    Es wird offen gegeben/erhalten, nicht heimlich.
  
  i.    Es wird nicht selektiv an eine wichtige, einflussreiche Person gegeben, eindeutig mit der Absicht, sie direkt zu beeinflussen.
  
  j.    Sie liegt nicht über einem bestimmten, vom Compliance Manager der festgelegten, überhöhten Wert (in der Regel über 100 EUR).
  
  k.    Sie wird weder einem Regierungsbeamten oder -vertreter noch von einem Politiker noch einer politischen Partei ohne vorherige Genehmigung des Compliance-Managers der Spreenauten GmH weder angeboten noch von ihm angenommen.
   
• Wenn es unangemessen ist, das Angebot eines Geschenks abzulehnen (d.h. wenn man sich mit einer Person einer bestimmten Religion/Kultur trifft, die möglicherweise Anstoß nimmt), kann das Geschenk angenommen werden, solange es dem Compliance Manager der Spreenauten GmbH gemeldet wird, der die Umstände beurteilt.
   
• Die Spreenauten GmbH erkennt an, dass die Praxis des Gebens und Empfangens von Geschäftsgeschenken in den verschiedenen Ländern, Regionen, Kulturen und Religionen unterschiedlich ist, so dass sich die Definitionen dessen, was akzeptabel und was nicht akzeptabel ist, zwangsläufig von Land zu Land unterscheiden.
   
• Als "best practice" sollten gegebene und erhaltene Geschenke immer dem Compliance-Manager gegenüber offengelegt werden. Geschenke von Lieferanten müssen immer und ohne Ausnahme offengelegt werden. 
   
• Die Absicht, die hinter einem gegebenen/erhaltenen Geschenk steht, sollte immer berücksichtigt werden. Bei Unklarheiten sollte der Rat des Compliance Managers eingeholt werden.
   
• Die Spreenauten GmbH akzeptiert keine Schmiergeldzahlungen jeglicher Art und wird diese auch nicht leisten. Wir erkennen an, dass Schmiergeldzahlungen sowie Kickbacks eine Form der Bestechung sind, die darin besteht, die Leistung eines Amtsträgers für eine routinemäßige Regierungshandlung zu beschleunigen oder zu erleichtern. Wir erkennen an, dass sie in der Regel von Beamten auf niedriger Ebene mit der Absicht geleistet werden, die Erfüllung einer bestimmten Pflicht oder Handlung zu sichern oder zu beschleunigen.
   
• Die Spreenauten GmbH lässt nicht zu, dass Schmiergelder (hierzu zählen auch Kickbacks jeglicher Form!) geleistet oder angenommen werden. Wir erkennen an, dass Schmiergelder in der Regel als Gegenleistung für einen geschäftlichen Gefallen oder Vorteil gewährt werden.
   
• Die Spreenauten GmbH erkennt an, dass trotz unserer strikten Richtlinien für Schmiergeldzahlungen Mitarbeiter:innen in eine Situation geraten können, in der die Vermeidung einer Schmiergeldzahlung oder eines Kickbacks die persönliche Sicherheit sowie die ihrer Familie gefährden kann. Unter diesen Umständen müssen die folgenden Schritte unternommen werden:
  
  a.    Halten Sie jeden Betrag auf ein Minimum.
  
  b.    Bitten Sie um eine Quittung, aus der der Betrag und der Grund für die Zahlung hervorgehen.
  
  c.    Erstellen Sie einen Beleg über die Zahlung.
  
  d.    Melden Sie diesen Vorfall Ihrem Vorgesetzten.
   
• Politische Spenden
  Die Spreenauten GmbH wird keine Spenden, weder in Bar- oder Sachwerten noch auf andere Weise, zur Unterstützung politischer Parteien oder Kandidaten:innen leisten. Wir erkennen an, dass dies als Versuch wahrgenommen werden kann, sich einen unzulässigen Geschäftsvorteil zu verschaffen.
   
• Spenden für wohltätige Zwecke
  Die Spreenauten GmbH akzeptiert (und ermutigt) den Akt des Spendens für wohltätige Zwecke - sei es durch Dienstleistungen, Wissen, Zeit oder direkte finanzielle Beiträge (bar oder anderweitig) - und erklärt sich bereit, alle von ihr geleisteten Spenden für wohltätige Zwecke offenzulegen.
   
• Die Mitarbeiter:innen der Spreenauten GmbH müssen darauf achten, dass wohltätige Spenden nicht dazu verwendet werden, Bestechungshandlungen zu erleichtern und zu verbergen.
   
• Wir werden sicherstellen, dass alle Spenden für wohltätige Zwecke gemäß den örtlichen Gesetzen und Praktiken legal und ethisch einwandfrei sind und dass Spenden nicht ohne die Genehmigung des Compliance Managers angeboten/gemacht werden.
   

6.    Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter:innen der Spreenauten GmbH

• 6.1 Als Angestellter der Spreenauten GmbH müssen Sie sicherstellen, dass Sie die in dieser Richtlinie enthaltenen Informationen lesen, verstehen und befolgen. Dies gilt ebenso für jegliche Schulungen oder andere Informationen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption, die Sie von der Spreenauten GmbH erhalten und auch für Gesetze- und Gesetzesänderungen von denen sie Kenntnis erlangen.
   
• Alle Mitarbeiter:innen und diejenigen, die unserem Einflussbereich unterliegen, sind gleichermaßen für die Verhinderung, Aufdeckung und Meldung von Bestechung und anderen Formen der Korruption verantwortlich. Sie sind verpflichtet, alle Aktivitäten zu vermeiden, die zu einem Verstoß gegen diese Anti-Korruptions-Richtlinien führen oder einen solchen implizieren könnten.
   
• Wenn Sie Grund zu der Annahme oder dem Verdacht haben, dass ein Bestechungs- oder Korruptionsfall eingetreten ist oder in Zukunft eintreten wird, der gegen diese Richtlinie verstößt, müssen Sie den Compliance Manager der Spreenauten GmbH benachrichtigen.
   
• Wenn ein:e Mitarbeiter:in gegen diese Richtlinie verstößt, muss sie:er mit Disziplinarmaßnahmen rechnen und kann wegen groben Fehlverhaltens entlassen werden. Die Spreenauten GmbH hat das Recht, das Vertragsverhältnis mit einem Mitarbeiter:innen zu kündigen, wenn diese:r gegen diese Anti-Bestechungs-Richtlinie verstößt.
   

7.    Was passiert, wenn ich ein Anliegen vorbringen muss?

• Dieser Abschnitt der Richtlinie umfasst 3 Bereiche:
  a.    Wie man ein Anliegen vorbringt.
  b.    Was zu tun ist, wenn Sie ein Opfer von Bestechung oder Korruption sind.
  c.    Wie man sich schützt.
   
• Wie Sie ein Anliegen vorbringen
  Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Fall von Bestechung oder korrupten Aktivitäten im Zusammenhang mit der Spreenauten GmbH vorliegt, sind Sie aufgefordert, Ihre Bedenken so früh wie möglich vorzubringen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine bestimmte Handlung oder ein bestimmtes Verhalten als Bestechung oder Korruption angesehen werden kann, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten, dem Compliance Manager, dem Direktor oder unserem Justiziar sprechen.
   
• Die Spreenauten GmbH wird alle Mitarbeiter:innen mit ihren Whistleblowing-Verfahren vertraut machen, damit die Mitarbeiter:innen ihre Bedenken schnell und vertraulich äußern können.
   
• Was ist zu tun, wenn Sie ein Opfer von Bestechung oder Korruption sind
  Sie müssen Ihren Compliance Manager so schnell wie möglich informieren, wenn Ihnen von jemandem Bestechungsgelder angeboten werden, wenn Sie darum gebeten werden, wenn Sie den Verdacht haben, dass Sie in naher Zukunft bestochen oder zur Bestechung aufgefordert werden könnten, oder wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Sie Opfer einer anderen korrupten Aktivität sind.
   
• Schutz vor Korruption & Bestechung
  Wenn Sie sich weigern, eine Bestechung anzunehmen oder anzubieten, oder wenn Sie eine Besorgnis über mögliche Bestechungs- oder Korruptionshandlungen melden, versteht die Spreenauten GmbH, dass Sie über mögliche Auswirkungen besorgt sein könnten. Die Spreenauten GmbH wird jede:n unterstützen, der:die in gutem Glauben Bedenken im Rahmen dieser Richtlinie vorbringt, auch wenn die Untersuchung ergibt, dass Sie sich geirrt haben.
   
• Die Spreenauten GmbH wird sicherstellen, dass niemand eine nachteilige Behandlung erfährt, weil er:sie sich weigert, Bestechungsgelder oder andere korrupte Aktivitäten anzunehmen oder anzubieten, oder weil er:sie Bedenken im Zusammenhang mit möglichen Bestechungs- oder Korruptionshandlungen gemeldet hat.
  Nachteilige Behandlung bezieht sich auf Entlassung, Disziplinarmaßnahmen, Behandlungen oder Benachteiligungen in Bezug auf die von der Person geäußerte Besorgnis.
   
• Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Sie aufgrund einer Besorgnis oder der Weigerung, eine Bestechung anzunehmen, ungerecht behandelt wurden, sollten Sie unverzüglich Ihren Vorgesetzten oder den Compliance Manager informieren.
   

8.    Schulung und Kommunikation im Bezug auf Anti-Korruption & Anti-Bestechung

• Die Spreenauten GmbH wird als Teil des Einführungsprozesses für alle neuen Mitarbeiter:innen Schulungen zu dieser Richtlinie durchführen. Alle Mitarbeiter:innen erhalten auch regelmäßige, relevante Schulungen zur Einhaltung dieser Richtlinie und werden jährlich aufgefordert, formell zu akzeptieren, dass sie diese Richtlinie einhalten werden.
   
• Die Anti-Bestechungs- und Korruptionspolitik und die Null-Toleranz-Haltung der Spreenauten GmbH wird allen Lieferanten:innen, Auftragnehmern:innen, Geschäftspartnern:innen und allen Dritten zu Beginn der Geschäftsbeziehungen und gegebenenfalls auch danach klar kommuniziert.
   
• Die Spreenauten GmbH wird relevante Anti-Bestechungs- und Korruptions-Schulungen für Mitarbeiter:innen etc. anbieten, wenn wir der Meinung sind, dass ihr Wissen über die Einhaltung des Bestechungsgesetzes erweitert werden muss. Als "best practice" sollten alle Unternehmen welche mit uns Geschäftsbezeihungen unterhalten, ihren Mitarbeitern:innen Anti-Bestechungs-Schulungen anbieten, wenn ein potenzielles Risiko besteht, bei der Arbeit mit Bestechung oder Korruption konfrontiert zu werden.
   

9.    Aufzeichnungen

• Die Spreenauten GmbH wird detaillierte und genaue finanzielle Aufzeichnungen führen und über angemessene interne Kontrollen verfügen, die als Nachweis für alle geleisteten Zahlungen dienen. Wir erklären und führen schriftliche Aufzeichnungen über den Betrag und den Grund für die Bewirtung oder die angenommenen und gegebenen Geschenke und verstehen, dass Geschenke und Bewirtungen der Überprüfung durch die Geschäftsführung unterliegen.
   

10.    Überwachung und Überprüfung

• ​​Der Compliance Manager der Spreenauten GmbH ist für die Überwachung der Wirksamkeit dieser Richtlinie verantwortlich und wird die Umsetzung der Richtlinie regelmäßig überprüfen. Er wird ihre Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit beurteilen.
   
• Interne Kontrollsysteme und Verfahren zur Verhinderung von Bestechung und Korruption werden regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie in der Praxis wirksam sind.
   
• Jeder Verbesserungsbedarf wird so bald wie möglich angegangen. Die Mitarbeiter:innen werden ermutigt, ihre Rückmeldung zu dieser Richtlinie zu geben, wenn sie Vorschläge zu ihrer Verbesserung haben. Rückmeldungen dieser Art sollten an den Compliance Manager gerichtet werden.
   
• Diese Richtlinie ist nicht Bestandteil des Arbeitsvertrags eines:r Mitarbeiters:in und die Spreenauten GmbH kann sie jederzeit ändern, um ihre Wirksamkeit bei der Bekämpfung von Bestechung und Korruption zu verbessern.